La gestion des notes de frais représente un défi constant pour les PME et les ETI. Sélectionner le bon logiciel de gestion n’est pas qu’une question de commodité ; c’est une décision cruciale pour améliorer la visibilité financière et renforcer les contrôles internes. Explorez avec nous les critères déterminants pour choisir une solution qui correspond parfaitement à vos besoins métiers et accélère votre transition numérique.
Fonctionnalités adaptées à vos besoins
Choisir un logiciel de notes de frais adapté nécessite une compréhension approfondie de vos processus actuels. Cette analyse vous permettra de mieux comprendre les besoins de votre entreprise et de sélectionner un logiciel équipé de fonctionnalités correspondant à ces exigences.
La première étape consiste à réaliser un diagnostic précis de la manière dont les déclarations de notes de frais sont actuellement gérées, souvent par mail, et d’évaluer le taux d’omissions ou d’erreurs dans ces déclarations. Demander aux collaborateurs leur avis peut aider à repérer les difficultés et les besoins insatisfaits. Vous pouvez vous poser des questions comme :
- Quels sont les types de frais que vous souhaitez rembourser ?
- Comment la TVA est-elle récupérée ?
- Quels sont les délais actuels ?
- Combien de collaborateurs seraient concernés par l’intégration d’un logiciel de note de frais ?
Sur la base de cette analyse, les fonctionnalités essentielles peuvent inclure :
- Une application mobile dédiée ;
- La gestion des dépenses à l’étranger et des devises ;
- La gestion des frais kilométriques et des déplacements professionnels ;
- L’intégration d’une carte bancaire dédiée aux notes de frais ;
- Un système d’archivage des données, assurant ainsi la conformité et la sécurité des informations.
Choisir un logiciel qui s’aligne sur vos besoins spécifiques est essentiel pour accélérer et moderniser vos processus de gestion des notes de frais.
Facilité d’utilisation
Le logiciel doit permettre à tous les employés, quel que soit leur niveau de compétence informatique, de déclarer leurs dépenses en quelques clics seulement. Une interface utilisateur bien conçue joue un rôle central dans ce processus, en simplifiant chaque étape de la déclaration des frais.
Cette clarification du processus réduit le risque d’erreurs et d’interprétations erronées. Vous permettez ainsi aux collaborateurs de gagner du temps sur ces tâches chronophages. En améliorant l’expérience utilisateur, vous contribuez à améliorer l’efficacité générale et au bien-être des collaborateurs.
Mobilité et accessibilité
À l’ère du numérique, la mobilité est essentielle pour les outils de gestion, y compris les logiciels de notes de frais. Une solution à la fois connectée et mobile change complètement la gestion des dépenses professionnelles.
Avec une application mobile dédiée, les employés peuvent facilement créer et envoyer leurs notes de frais à la comptabilité. Et cela, dans les plus brefs délais, sans besoin d’attendre de revenir au bureau. Cela améliore l’expérience collaborateur en supprimant la nécessité d’envoyer un mail et en réduisant les erreurs humaines.
Certains logiciels de notes de frais, comme Silae Expense, intègrent une technologie d’extraction de données basée sur la reconnaissance optique de caractères (OCR). Cette fonctionnalité permet aux employés de créer des notes de frais simplement en prenant une photo de leurs reçus. Ce processus simplifie considérablement la déclaration des dépenses et améliore l’efficacité globale.
Compatibilité avec vos outils
Introduire un nouveau logiciel de gestion des notes de frais ne doit pas déséquilibrer votre écosystème informatique actuel. Au contraire, son intégration doit être fluide, sans compromettre l’efficacité opérationnelle déjà en place.
Une solution de gestion des notes de frais doit donc offrir une large compatibilité informatique. Elle doit pouvoir s’intégrer facilement à l’infrastructure logicielle existante de l’entreprise, notamment aux logiciels comptables.
Si vous possédez Silae Paie, activer le module notes de frais de Silae Expense se fait en quelques clics. Ainsi, vous bénéficiez de la gestion des dépenses de vos collaborateurs tout en les intégrant à vos outils numériques existants.
Conformité et sécurité des données
L’utilisation d’un logiciel de notes de frais dématérialisé offre de nombreux avantages, notamment pour la conformité fiscale. La dématérialisation rend plus aisée la gestion des notes de frais, facilitant ainsi le contrôle des factures par les administrations fiscales, par exemple. De plus, ces solutions en ligne sont constamment mises à jour. Elles s’alignent ainsi toujours sur les dernières normes légales.
Toutefois, la dématérialisation pose également des défis en matière de sécurité des données. Il est impératif de protéger les informations sensibles contre les accès non autorisés et les fuites de données.
Un logiciel de gestion des notes de frais se doit d’offrir des fonctionnalités de sécurité de pointe comme le chiffrement de bout en bout. Cette mesure doit se faire conformément aux normes reconnues. Le RGPD et l’ISO 27001 en sont des exemples. Ces normes sont essentielles pour garantir une protection optimale des informations.
Suivi en temps réel
La capacité de centraliser les dépenses permet de générer des reportings financiers complets. Ces analyses aident à prendre des décisions éclairées concernant la gestion financière et les politiques de dépenses de l’entreprise.
Pérennité du fournisseur
Lorsqu’on choisit un logiciel de notes de frais, la pérennité et le support proposé par les fournisseurs sont des critères essentiels. Que le support vienne directement de l’éditeur ou d’un intégrateur, il est important d’établir une collaboration durable et bénéfique. S’informer par exemple sur les témoignages des utilisateurs peut offrir un aperçu de leur capacité à fournir un support à long terme.
Un fournisseur sérieux devrait pouvoir offrir une gamme étendue de ressources. Cela inclut des tutoriels précis et des programmes de formation adaptés. Ces ressources sont cruciales pour permettre à tous les utilisateurs d’apprendre à utiliser le logiciel sans nécessiter d’expertise technique spécifique. Elles aident aussi à réduire le temps nécessaire pour s’adapter à une nouvelle solution et à augmenter le retour sur investissement.
En conclusion, sélectionner un logiciel de notes de frais va bien au-delà de la simple quête de fonctionnalités avancées. Une solution bien choisie peut transformer la gestion des notes de frais en un processus fluide, sécurisé et efficace. Cela contribue à améliorer la productivité de votre entreprise.