Les avancées technologiques ont transformé notre façon de travailler et de stocker des informations. Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises font le choix de mettre en place des coffres-forts numériques au sein de leur organisation.
Mais quels sont les avantages d’utiliser un coffre-fort numérique pour un salarié ? La réponse dans cet article.
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?
Un coffre-fort numérique est une solution de stockage en ligne sécurisée conçue pour protéger les données sensibles.
Fonctionnant sur le principe du chiffrement, cette technologie permet de stocker des informations de manière virtuelle, sécurisée par un mot de passe performant. Les utilisateurs peuvent ainsi y conserver une variété de données, allant des documents administratifs aux documents personnels.
Des données sécurisées
Pour un salarié, utiliser un coffre-fort numérique permet avant tout de garantir la sécurité de ses données personnelles.
Tout au long de leur carrière, les salariés sont amenés à devoir conserver de nombreux documents contenant des informations sensibles telles que des bulletins de salaire, des contrats de travail ou encore des données bancaires. Il est donc primordial que ces données soient stockées et archivées de façon sécurisée.
L’usage d’un coffre-fort électronique tel que Silae Dématérialisation répond à cet enjeu. La solution permet de stocker les bulletins de paie pour une durée légale de 50 ans dans des serveurs en France.
Le coffre-fort numérique est un espace personnel. De ce fait, seul le salarié a accès à son contenu. Cependant, ce dernier peut également définir qui a le droit d’accéder à ses données et quelles actions ces personnes sont autorisées à effectuer. Cela renforce la confidentialité des informations en garantissant que seules les personnes autorisées peuvent consulter ou modifier des documents spécifiques.
Le coffre numérique Silae Dématérialisation utilise un chiffrement de pointe afin d’assurer le plus haut niveau de protection tout en étant conforme aux exigences du RGPD.
Des documents dématérialisés et centralisés
Disposer d’un coffre-fort numérique s’inscrire dans une stratégie de digitalisation tout aussi bénéfique pour les collaborateurs.
En effet, cela permet de dématérialiser les documents et de les centraliser dans un seul et même environnement.
Les fichiers sont organisés et classés, ce qui permet aux salariés de gagner du temps.
Les salariés n’ont plus besoin d’archiver leurs documents en version papier. Ils peuvent désormais les retrouver en quelques clics dans leur coffre-fort électronique.
Avec Silae Dématérialisation, vos documents sont stockés gratuitement dans votre espace personnel et sont disponibles à vie. C’est un véritable gain de temps et de place.
Une meilleure accessibilité
Grâce au coffre-fort numérique, les salariés ont la possibilité d’accéder à leurs données depuis n’importe quel appareil connecté à Internet.
Cette mobilité est particulièrement primordiale pour les travailleurs à distance ou ceux en déplacement fréquent. Plus besoin de transporter des dossiers volumineux ou de s’inquiéter de la perte de documents importants.
L’accessibilité aux documents est simplifiée, ce qui fluidifie la collaboration entre les différentes équipes.
Une protection contre la perte des données
Un coffre-fort numérique agit comme un filet de sécurité contre la perte de données. En cas de sinistre, tel qu’un incendie ou une inondation, les données stockées de manière traditionnelle peuvent être endommagées.
Avec un coffre-fort numérique, toutes les informations sont sauvegardées automatiquement et peuvent être récupérées en quelques instants. Cela réduit les interruptions de travail et protège les données sensibles.