Durant de nombreuses années, les entreprises produisaient leurs documents en version papier (contrats, factures, bulletins de paie…) et les stockaient dans des salles d’archivage. Aujourd’hui, la dématérialisation des documents et l’archivage numérique sont devenus des enjeux majeurs de la transformation digitale des entreprises.
Qu’est-ce qu’un système d’archivage électronique ?
Un système d’archivage électronique (SAE) permet de conserver des documents numérisés de façon pérenne tout en garantissant leur authenticité.
Les entreprises sont nombreuses à adopter l’archivage numérique pour ses nombreux avantages tels que le gain de productivité, la réduction des coûts liés au stockage des documents ou encore le partage des données facilité.
Chaque système d’archivage électronique repose sur 5 principes :
- Confidentialité : seules les personnes autorisées doivent avoir accès aux documents
- Pérennité : le SAE garantit la lisibilité des documents tout au long de leur conservation
- Intégrité : les documents stockés ne doivent pas être modifiés. Toute modification devra être annotée dans un journal des évènements
- Traçabilité : le SAE permet de retracer l’ensemble des actions effectuées (consultation, connexion …)
- Disponibilité : les données doivent être facilement accessibles pour les utilisateurs
Si l’archivage électronique dispose de nombreux bénéfices, il est toutefois nécessaire de respecter la réglementation en vigueur en ce qui concerne la conservation des documents.
Silae Dématérialisation, le SAE certifiée NF 461
L’archivage numérique est encadré par la norme NF 461. Cette norme n’est pas obligatoire. En d’autres termes, chaque éditeur se doit de respecter un certain nombre de directives concernant l’archivage électronique sans forcément obtenir la certification NF 461. Ce qui explique que peu d’entreprises disposent de cette certification en France.
La certification NF 461 a été créée en 2012 par l’AFNOR (Association Française des Certifications). Elle a pour objectif d’attester la conformité d’un système d’archivage électronique dans le respect de la norme Z 42-013 : 2020 et de son équivalence internationale ISO 14641-1 : 2102.
Disposer d’une solution d’archivage certifiée NF 461 telle que Silae Dématérialisation vous permet de standardiser la gestion et l’archivage de vos documents numériques mais également d’en garantir la sécurité.
C’est également un gage de qualité et de confiance pour le stockage des bulletins de paie de vos collaborateurs.
Partenaire Silae depuis plus de 10 ans, nos experts iProgest sont en mesure de vous accompagner dans le déploiement de votre solution Silae Dématérialisation afin de répondre parfaitement aux exigences réglementaires en matière d’archivage électronique.