Initialement établie par la Loi de Sécurisation de l’Emploi du 14/06/2013 en tant que Base de Données Unique (BDU) ou Base de Données Économique et Sociale (BDES), cette dernière a connu de nombreuses évolutions.
Plusieurs modifications ont été apportées par des textes législatifs ultérieurs, tels que la loi Rebsamen en 2015, la loi Travail en 2016 et les ordonnances Macron en 2017.
C’est ensuite la Loi Climat du 22/08/2021 qui est venue acter la transformation de la BDES en BDESE.
Cette transformation a pour objectif d’encourager les entreprises à considérer les enjeux environnementaux lors de la prise de décisions.
Qu’est-ce que la BDESE ?
La BDESE est la Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales. Cette ressource centralise les informations relatives aux grandes orientations économiques, sociales et environnementales d’une entreprise. Ces 3 aspects sont considérés comme les piliers du développement durable.
La BDESE est soumise aux dispositions des articles L. 2312-18, L. 2312-36 et L. 2312-21 du Code du travail.
Ainsi, toute entreprise comptant au moins 50 employés se voit dans l’obligation de mettre en place une base de données économiques, sociales et environnementales.
Quel est l’objectif de la BDESE ?
Ainsi, la BDESE doit être accessible aux instances représentatives du personnel (IRP).
Son objectif est de permettre aux membres du CSE d’avoir une vision claire sur la stratégie de l’entreprise. Elle favorise également le dialogue social entre la direction et les représentants du personnel.
Lors des trois principales consultations annuelles du Comité Social et Économique (CSE), elle sert d’outil de référence pour discuter des orientations stratégiques, de la situation économique, de la politique sociale et de l’égalité hommes/femmes.
De plus, les données doivent être fréquemment mises à jour et accessibles aux IRP.
Que doit contenir la BDESE ?
La définition du contenu peut se faire de deux manières :
- Par le biais d’un accord collectif d’entreprise, permettant à l’entreprise de fixer librement le contenu.
- En l’absence d’un tel accord d’entreprise, son contenu est alors prescrit par les dispositions du Code du travail.
Bien que les données contenues varient d’une entreprise à l’autre, certains thèmes doivent être obligatoirement abordés.
Les 11 principales rubriques sont les suivantes :
- Investissement social
- Investissement matériel et immatériel
- Égalité professionnelle Femmes-Hommes
- Fonds propres, endettements et impôts
- Rémunération
- Activités sociales et culturelles
- Rémunération des financeurs
- Flux financiers
- Partenariats
- Transferts commerciaux et financiers
- Environnement
Les informations contenues dans la BDESE doivent se rapporter à l’année en cours, aux deux années antérieures ainsi qu’aux trois années à venir.
Quels sont les bénéfices ?
La BDESE est une opportunité pour les employeurs de renforcer la confiance et la transparence avec les représentants du personnel tout en anticipant les évolutions.
La centralisation des données est également l’un des bénéfices les plus importants de la BDESE. Elle facilite la consultation des informations aux membres de l’IRP.
Quant aux salariés, elle leur donne la possibilité de se projeter et de s’informer sur les différents enjeux de l’entreprise.
Comment mettre en place la BDESE ?
La mise en place de la BDESE est à l’initiative de l’employeur. Il prend donc la responsabilité de l’alimenter et de la mettre à jour de façon régulière.
Identifier les principaux acteurs impliqués
La création, la mise en place et la mise à jour des données de la BDESE impliquent de nombreuses parties prenantes. Il est donc essentiel de les identifier en amont.
Choisir le format adapté
La BDESE peut être au format papier ou format numérique. Les entreprises disposant d’un effectif compris entre 50 et 299 salariés peuvent choisir le format souhaité.
Cependant, les entreprises de plus de 300 salariés doivent automatiquement produire leur BDESE au format numérique.
De nombreux logiciels tels Silae BI sont disponibles sur le marché afin de permettre aux entreprises de plus de 300 collaborateurs de créer facilement leur BDESE. L’outil donne la possibilité d’automatiser la création de la BDESE à partir des données issues de la DSN afin d’obtenir des tableaux de bords RH clairs.
Déterminer le contenu, les droits d’accès et la politique de confidentialité
Pour cette étape, il convient de se renseigner sur la présence d’un accord d’entreprise ou non afin de déterminer les informations à inclure dans la BDESE.
La confidentialité et la sécurité sont des aspects essentiels à prendre en compte lors de la mise en place d’une BDESE. L’outil Silae BI permet une sécurisation accrue des données. La solution donne la possibilité de définir des règles de sécurité et d’accès personnalisables.
Selon le Code du travail, les utilisateurs de la BDESE doivent garder confidentielles les informations identifiées comme telles par l’employeur. Ainsi, ils sont tenus à une obligation de discrétion.
Mettre à jour les données
L’employeur doit fréquemment mettre à jour les données de la BDESE et en informer systématiquement les membres du CSE.
Le Code du Travail prévoit minimum une mise à jour par an, notamment avant les 3 consultations.
Quelles sont les sanctions prévues en cas de manquement ?
En cas d’absence de BDESE, l’employeur risque une amende de 7500€. Si l’employeur est jugé responsable, l’amende passe à 37 500 €, et peut atteindre 75 000 € en cas de récidive.
Si la BDESE est incomplète, l’IRP, les membres du CSE ou l’inspection du Travail ont la possibilité de faire recours au tribunal de grande instance, afin de contraindre l’employeur à mettre à jour ou compléter les éléments manquants.